Управление запасами лекарственных средств в медицинских учреждениях: нормативная база, анализ и оптимизация

Нормативно-правовое регулирование оборота лекарственных средств в Российской Федерации

Почему один экономист в больнице может закупить препарат без последствий, а другой — получить выговор, штраф и служебное расследование? Разница не в квалификации, а в знании нормативной базы. Управление запасами лекарственных средств — это не просто складской учёт, а деятельность, жёстко регламентированная десятками документов федерального и отраслевого уровня. Незнание хотя бы одного из них может обернуться не только финансовыми потерями, но и угрозой жизни пациентов.

Базовый закон: Федеральный закон от 12.04.2010 № 61-ФЗ

Центральным документом, определяющим правила обращения лекарственных средств на территории России, остаётся Федеральный закон № 61-ФЗ «Об обращении лекарственных средств». Он устанавливает правовые основы государственного регулирования деятельности, связанной с разработкой, доклиническими и клиническими исследованиями, производством, изготовлением, хранением, перевозкой, ввозом в Российскую Федерацию, вывозом из Российской Федерации, рекламой, отпуском, реализацией, передачей, применением, утилизацией и уничтожением лекарственных средств.

Для экономиста медицинского учреждения ключевыми являются главы, касающиеся хранения, реализации и применения лекарственных средств. Закон прямо указывает, что медицинские организации обязаны обеспечить условия хранения лекарственных препаратов в соответствии с инструкциями по их применению. Нарушение этих условий — основание для привлечения к ответственности.

> Лекарственные препараты, предназначенные для применения в медицинских организациях, должны храниться в соответствии с установленными требованиями, включая соблюдение температурного режима, влажности и защиты от света. > > Федеральный закон № 61-ФЗ

Приказ Минздрава РФ от 29.04.2025 № 259н: новые стандарты обращения

В апреле 2025 года Минздрав выпустил Приказ № 259н, который существенно обновил подход к регулированию обращения лекарственных средств для медицинского применения. Этот документ затрагивает сразу несколько аспектов, непосредственно влияющих на работу экономиста и бухгалтера:

Порядок формирования заявок на закупку лекарственных средств — теперь медицинские организации должны обосновывать потребность на основе клинических протоколов и данных о заболеваемости контингента.

Требования к учёту — введены единые формы первичной документации, унифицированные для всех типов медицинских учреждений.

Контроль сроков годности — закреплена обязанность ведения журнала мониторинга сроков годности с поквартальной отчётностью.

Приказ вступил в силу с 1 марта 2026 года и заменил ряд ранее действовавших подзаконных актов. Для экономиста это означает необходимость пересмотра внутренних регламентов закупок и учёта.

Система надлежащих практик

Помимо базового закона и профильного приказа, оборот лекарственных средств регулируется системой надлежащих практик — комплексом стандартов, обеспечивающих качество и безопасность на каждом этапе жизненного цикла препарата.

| Практика | Сфера применения | Ключевое требование для медучреждения | |----------|-----------------|--------------------------------------| | GxP (Good Practice) | Общий стандарт качества | Соответствие условий хранения и применения | | GDP (Good Distribution Practice) | Распределение и дистрибуция | Контроль условий транспортировки при приёмке | | GPP (Good Pharmacy Practice) | Аптечное дело | Правила отпуска и консультирования | | GMP (Good Manufacturing Practice) | Производство | Верификация производителя при закупке |

Для медицинского учреждения наибольшее значение имеют GDP и GPP, поскольку именно на стыке «поставщик — медицинская организация» возникает наибольшее количество нарушений. Например, при приёмке товара экономист или кладовщик обязан проверить не только количество и наименование, но и сертификаты качества, условия транспортировки и целостность упаковки.

Подзаконные акты и ведомственные инструкции

Нормативная база не ограничивается одним законом и одним приказом. Экономисту медицинского учреждения необходимо ориентироваться в целом массиве документов:

Постановление Правительства РФ от 30.06.2004 № 323 — утверждение Положения о Министерстве здравоохранения РФ, определяющее полномочия ведомства в сфере обращения лекарств.

Приказ Минздравсоцразвития РФ от 23.08.2010 № 706н — порядок назначения и выписывания лекарственных препаратов, влияющий на формирование потребности.

Приказ Минздрава РФ от 31.08.2016 № 647н — правила надлежащей аптечной практики, содержащие требования к хранению.

Приказ Минздрава РФ от 11.07.2017 № 403н — порядок организации деятельности аптечных организаций.

Каждый из этих документов создаёт конкретные обязательства: от порядка выписывания рецептов (который определяет объём спроса) до правил утилизации просроченных препаратов (которые формируют издержки).

Ответственность за нарушения

Нормативная база была бы неполной без механизма ответственности. Нарушения в сфере обращения лекарственных средств влекут за собой последствия на нескольких уровнях:

Административная ответственность по статье 6.28 КоАП РФ предусматривает штрафы за нарушение порядка отпуска, хранения и учёта лекарственных средств. Для должностных лиц сумма штрафа может достигать 10 000 руб., для юридических лиц — до 100 000 руб.

Дисциплинарная ответственность наступает в рамках трудовых отношений. Экономист, допустивший перерасход бюджетных средств на закупку лекарств или не обеспечивший контроль сроков годности, может быть привлечён к дисциплинарной ответственности вплоть до увольнения.

Уголовная ответственность по статье 238 УК РФ наступает в случаях, когда нарушения привели к причинению вреда здоровью пациентов — например, при использовании лекарств с истёкшим сроком годности.

Практический пример: проверка нормативной базы перед закупкой

Представим ситуацию: экономист городской поликлиники формирует заявку на закупку инсулина. Какие нормативные документы он должен учесть?

ФЗ № 61-ФЗ — инсулин является лекарственным средством, его оборот регулируется законом.

Приказ № 259н — заявка должна быть обоснована данными о количестве пациентов с сахарным диабетом, состоящих на учёте.

GDP — при выборе поставщика необходимо проверить наличие лицензии на фармацевтическую деятельность и условия доставки (инсулин требует соблюдения «холодовой цепи»).

Приказ № 403н — условия хранения в медицинской организации должны соответствовать инструкции по применению (температура от 2 до 8 °C).

Если экономист проигнорирует хотя бы один из этих документов, закупка может быть признана нецелесообразной, а препарат — непригодным к использованию.

Нормативная база обращения лекарственных средств — это не формальный набор правил, а рабочий инструмент экономиста. Каждый документ создаёт конкретные обязательства, влияющие на планирование закупок, учёт, хранение и списание. Знание этой базы позволяет не только избежать ответственности, но и выстроить эффективную систему управления запасами, о методах которой пойдёт речь в следующей статье.

Методы прогнозирования потребности и планирования закупок лекарственных средств

Когда в больнице заканчивается жизненно важный препарат, а новая партия поступит только через неделю — это не случайность, а системная ошибка планирования. Прогнозирование потребности в лекарственных средствах — это процесс, который превращает хаотичные данные о пациентах, заболеваниях и расходовании в конкретные цифры для закупочной заявки. Без него бюджетное учреждение обречено либо на дефицит критически важных препаратов, либо на замораживание средств в неликвидных запасах.

Нормативный метод: расчёт от стандарта

Самый прозрачный и легко обосновываемый метод прогнозирования — нормативный. Он базируется на утверждённых стандартах лечения, клинических протоколах и нормативах потребления. Суть метода проста: берётся количество пациентов определённой нозологической группы и умножается на норматив расхода препарата на одного пациента.

Например, если в поликлинике на учёте состоят 200 пациентов с артериальной гипертензией, а стандарт лечения предусматривает 365 таблеток эналаприла в год на одного пациента, то годовая потребность составит 73 000 таблеток. Этот метод особенно эффективен для препаратов с предсказуемым потреблением — инсулинов, антикоагулянтов, антигипертензивных средств.

> Нормативный метод определения потребности использует формулу: P = N × Q, где P — потребность в препарате, N — норматив потребления на одного пациента, Q — фактическое количество пациентов. > > Методические рекомендации по формированию системы управления запасами лекарственных средств

Нормативный метод имеет ограничение: он работает только для препаратов с утверждёнными стандартами лечения. Для антибиотиков широкого спектра, витаминов и препаратов с вариативным назначением необходимы другие подходы.

Метод экстраполяции: прошлое предсказывает будущее

Экстраполяция — это метод прогнозирования, при котором данные о фактическом расходовании лекарственных средств за предыдущие периоды переносятся на будущий период с учётом выявленных тенденций. Он основан на предположении, что закономерности потребления сохраняются.

На практике экономист медицинского учреждения берёт данные расходования за последние 2–3 года, вычисляет среднегодовой темп прироста или снижения потребления и проецирует его на плановый период. Например, если расход цефтриаксона ежегодно растёт на 5% из-за увеличения числа госпитализаций, то при расходе 10 000 упаковок в текущем году прогноз на следующий составит 10 500 упаковок.

Метод экстраполяции прост в реализации, но имеет существенный недостаток: он не учитывает резких изменений — эпидемий, изменений в клинических протоколах, появления новых препаратов-заменителей. Поэтому его лучше использовать в сочетании с экспертной оценкой.

Экспертный метод: когда данных недостаточно

Для новых препаратов, лекарственных средств с малым объёмом потребления или ситуаций, когда исторические данные ненадёжны, применяется экспертный метод. Он основан на сборе и обобщении мнений компетентных специалистов — клинических фармакологов, заведующих отделениями, главных врачей.

Процедура экспертного прогнозирования включает несколько этапов:

Формирование экспертной группы из специалистов разных профилей.

Индивидуальное заполнение анкет с оценкой потребности в каждом препарате.

Обобщение результатов — вычисление медианы или среднего арифметического.

Корректировка с учётом нормативных ограничений и бюджетных лимитов.

Экспертный метод ценен своей гибкостью, но субъективен. Чтобы минимизировать погрешность, рекомендуется проводить несколько раундов оценки (метод Дельфи) и сопоставлять экспертные данные с фактическим расходованием.

Комбинированный подход: практическая модель

На практике ни один из методов не используется изолированно. Эффективное прогнозирование потребности — это комбинация нескольких подходов, каждый из которых компенсирует слабости другого.

Рассмотрим конкретный пример. Городская больница планирует закупку антибиотиков на следующий финансовый год. Экономист действует следующим образом:

Шаг 1. Собирает данные о расходовании антибиотиков за последние 3 года из системы учёта.

Шаг 2. Применяет метод экстраполяции для препаратов с устойчивой динамикой потребления.

Шаг 3. Для новых препаратов или препаратов с резкими колебаниями запрашивает экспертные оценки у заведующих отделениями.

Шаг 4. Сверяет полученные цифры с нормативами лечения и бюджетными лимитами.

Шаг 5. Формирует итоговую заявку с обоснованием каждого наименования.

Такой комбинированный подход позволяет одновременно учесть исторические тенденции, экспертное мнение и нормативные требования.

Учёт сезонности и цикличности

Отдельного внимания заслуживает фактор сезонности. Потребность в ряде лекарственных средств имеет выраженную циклическую динамику: противовирусные препараты и жаропонижающие средства расходуются преимущественно в осенне-зимний период, антигистаминные — весной и летом, витаминные комплексы — в межсезонье.

Экономист, игнорирующий сезонность, рискует получить дефицит в пиковый период и избыток — в межсезонье. Для учёта сезонности применяются сезонные коэффициенты — поправочные множители, отражающие отклонение фактического расхода в конкретном месяце от среднемесячного.

Например, если среднемесячный расход парацетамола составляет 500 упаковок, а в январе фактический расход составляет 900 упаковок, то сезонный коэффициент для января равен 1,8. При планировании закупок январская потребность корректируется с учётом этого коэффициента.

Связь прогнозирования с бюджетным процессом

Прогноз потребности — это не просто цифры, а основа для формирования обоснования бюджетных ассигнований. Федеральный закон о контрактной системе (44-ФЗ) требует от заказчиков обоснования начальной максимальной цены контракта. Для лекарственных средств это обоснование строится именно на данных прогнозирования.

Некорректный прогноз влечёт за собой либо недостаточное финансирование (и как следствие — дефицит), либо избыточное (нецелевое использование бюджетных средств). В обоих случаях экономист несёт персональную ответственность.

Прогнозирование потребности — это фундамент, на котором строится вся система управления запасами. Нормативный метод даёт точность для стандартных ситуаций, экстраполяция — для устойчивых тенденций, экспертная оценка — для неопределённости. Грамотная комбинация этих методов позволяет экономисту формировать обоснованные закупочные заявки, которые одновременно обеспечивают бесперебойное снабжение и эффективное использование бюджетных средств.

Аналитические инструменты управления запасами: ABC/VEN и XYZ-анализ

Представьте, что в вашей больнице хранятся 3 000 наименований лекарственных средств. Одни стоят 50 000 руб. за упаковку и расходуются ежедневно, другие — 50 руб. и лежат на полке месяцами. Очевидно, что подходить к управлению каждым из них одинаково — нерационально. Именно для этого существуют аналитические инструменты, которые позволяют классифицировать запасы по степени значимости и выстроить дифференцированную стратегию управления.

ABC-анализ: принцип Парето в фармации

ABC-анализ — это метод классификации запасов по их вкладу в общую стоимость, основанный на принципе Парето (правило 20/80). Суть принципа: 20% наименований лекарственных средств формируют около 80% общей стоимости запасов. Эти препараты относятся к группе А и требуют максимального внимания.

Процедура ABC-анализа выполняется в несколько шагов:

Определяется анализируемый период (обычно год).

Для каждого наименования вычисляется годовой объём потребления в денежном выражении (количество × цена).

Наименования ранжируются по убыванию годового объёма.

Вычисляется накопительный процент от общей стоимости.

Наименования распределяются по группам:

| Группа | Доля наименований | Доля в стоимости | Характеристика | |--------|-------------------|-----------------|----------------| | A | 10–20% | 70–80% | Высокоценные препараты, требующие строгого контроля | | B | 20–30% | 15–20% | Среднезначимые препараты | | C | 50–70% | 5–10% | Малоценные препараты, допускающие упрощённый контроль |

Для экономиста медицинского учреждения ABC-анализ даёт чёткий ориентир: препараты группы А требуют еженедельного мониторинга остатков, точного расчёта точки заказа и минимального страхового запаса; препараты группы С можно контролировать реже, допуская большие остатки без существенного финансового риска.

VEN-анализ: жизненная необходимость вместо стоимости

Если ABC-анализ отвечает на вопрос «что дорого?», то VEN-анализ — на вопрос «что жизненно необходимо?». Этот метод классифицирует лекарственные средства по степени их значимости для лечения пациентов, независимо от стоимости.

V (Vital) — жизненно важные препараты, отсутствие которых может привести к угрозе жизни пациента (адреналин, инсулин, антикоагулянты, антидоты).

E (Essential) — необходимые препараты, отсутствие которых существенно снижает качество лечения, но не создаёт непосредственной угрозы жизни (антибиотики, гипотензивные средства).

N (Non-essential) — препараты, назначение которых носит вспомогательный или симптоматический характер (витамины, биологически активные добавки, отдельные наружные средства).

VEN-анализ особенно важен в бюджетных медицинских учреждениях, где ограниченные финансовые ресурсы необходимо распределять с приоритетом на клиническую значимость. Препарат группы V с малой стоимостью должен быть обеспечен в первую очередь, даже если это означает сокращение закупок дорогостоящих препаратов группы N.

Комбинация ABC/VEN: матрица приоритетов

По отдельности ABC- и VEN-анализ дают одностороннюю картину. ABC игнорирует клиническую значимость, VEN — финансовую. Комбинация двух методов позволяет построить матрицу приоритетов, в которой каждый препарат получает двойную оценку.

| | V (Vital) | E (Essential) | N (Non-essential) | |---|---|---|---| | A | AV — максимальный контроль, бесперебойное обеспечение | AE — строгий контроль, приоритетное финансирование | AN — контроль стоимости, оптимизация ассортимента | | B | BV — обеспечение безусловное, контроль умеренный | BE — стандартный контроль | BN — пересмотр необходимости закупки | | C | CV — обеспечение гарантировано, минимальный контроль | CE — стандартный контроль | CN — кандидаты на исключение из ассортимента |

Группа AV — это «золотой фонд» аптеки медицинского учреждения: дорогостоящие и жизненно важные препараты, дефицит которых недопустим. Их запасы должны контролироваться ежедневно, а закупки планироваться с максимальной точностью.

Группа CN — противоположный полюс: дешёвые и клинически несущественные препараты, которые часто становятся источником неликвидных остатков. Именно эти позиции первыми попадают под сокращение при оптимизации ассортимента.

XYZ-анализ: предсказуемость потребления

ABC/VEN-анализ показывает значимость препарата, но не отвечает на вопрос, насколько предсказуем его расход. Для этого применяется XYZ-анализ, который классифицирует запасы по стабильности потребления, измеряемой через коэффициент вариации.

Коэффициент вариации вычисляется как отношение стандартного отклонения к среднему арифметическому, выраженное в процентах:

где — стандартное отклонение, — среднее арифметическое потребления.

| Группа | Коэффициент вариации | Характеристика потребления | |--------|---------------------|---------------------------| | X | до 10% | Стабильное, легко прогнозируемое | | Y | 10–25% | Колеблющееся, прогнозируемое с погрешностью | | Z | более 25% | Непредсказуемое, спорадическое |

Препараты группы X (например, инсулин для пациентов на постоянной терапии) можно заказывать по автоматическим формулам с минимальным страховым запасом. Препараты группы Z (например, редкие антибиотики или препараты для экстренной помощи) требуют иного подхода — либо хранения фиксированного минимального запаса, либо закупки по мере необходимости.

Практическое применение: комбинированная ABC/XYZ-классификация

Наиболее мощным инструментом является ABC/XYZ-матрица, которая объединяет финансовую значимость и предсказуемость потребления. В результате каждый препарат получает двойную метку — например, AX, BY, CZ.

Препараты AX — дорогостоящие с предсказуемым расходом — идеальны для автоматического заказа с точным расчётом точки заказа. Препараты CZ — дешёвые с непредсказуемым расходом — кандидаты на исключение или переход на закупку по требованию.

Рассмотрим конкретный пример. В хирургическом отделении городской больницы экономист проводит ABC/XYZ-анализ антибиотиков:

Цефтриаксон (AX): высокая стоимость, стабильный расход — автоматический заказ, еженедельный контроль.

Амоксициллин (BY): средняя стоимость, умеренные колебания — заказ по формуле с увеличенным страховым запасом.

Колистин (CZ): низкая стоимость, спорадический расход — минимальный запас, закупка по мере необходимости.

Такая классификация позволяет экономисту распределить ограниченное время и ресурсы на управление теми запасами, которые действительно этого требуют, и сократить издержки на контроле малозначимых позиций.

Аналитические инструменты — ABC, VEN и XYZ — это не теоретические абстракции, а рабочие инструменты, которые превращают массив данных о 3 000 наименований в чёткую систему приоритетов. ABC показывает, на чём экономить нельзя; VEN — что должно быть в наличии при любых обстоятельствах; XYZ — как часто и в каком объёме нужно делать заказ. Комбинация этих методов формирует основу для финансового контроля, о котором пойдёт речь далее.

Финансовый контроль и мониторинг расходования бюджетных лимитов

Бюджетное медицинское учреждение получает финансирование в рамках утверждённых лимитов бюджетных обязательств. Каждый рубль, потраченный на закупку лекарственных средств, должен быть обоснован, учтён и подтверждён документально. Но как контролировать расходование, когда закупки идут непрерывно, препараты расходуются в десятках отделений, а отчётный период поджимает? Ответ — в выстроенной системе финансового мониторинга, которая превращает хаос движения лекарств в прозрачную картину для руководства и контролирующих органов.

Лимиты бюджетных обязательств: правовая рамка контроля

Ключевым понятием бюджетного планирования является лимит бюджетных обязательств (ЛБО) — объём прав на принятие денежных обязательств, доведённый до учреждения на определённый период. Для лекарственных средств ЛБО формируются на основании обоснования потребности, рассчитанного методами прогнозирования, о которых говорилось в предыдущей статье.

Контроль расходования ЛБО осуществляется на нескольких уровнях:

Предварительный контроль — проверка соответствия планируемой закупки утверждённым лимитам до подписания контракта.

Текущий контроль — мониторинг фактического исполнения обязательств в режиме реального времени.

Последующий контроль — анализ итогового отчёта об исполнении бюджета по итогам отчётного периода.

Для экономиста это означает необходимость ведения параллельного учёта: по каждой статье расходов на лекарственные средства необходимо отслеживать план, факт и отклонение. Именно отклонения становятся предметом анализа и обоснования при корректировке бюджета.

Инструменты оперативного мониторинга

Современный финансовый контроль невозможен без автоматизации. Бухгалтерские системы учёта (например, «1С:Бухгалтерия государственного учреждения») позволяют формировать оперативные отчёты по расходованию средств в разрезе:

Статей бюджетной классификации — лекарственные средства относятся к конкретной подстатье КОСГУ (341 — «Увеличение стоимости лекарственных препаратов и материалов, применяемых в медицинских целях»).

Направлений расходования — по отделениям, по нозологическим группам, по поставщикам.

Временных интервалов — помесячно, поквартально, нарастающим итогом.

Оперативный мониторинг позволяет выявить отклонения до того, как они превратятся в системную проблему. Например, если к концу первого квартала израсходовано 40% годового лимита на антибиотики, экономист может своевременно скорректировать план закупок или обосновать необходимость перераспределения средств между статьями.

Ключевые показатели эффективности использования лекарственных средств

Финансовый контроль не ограничивается сопоставлением плана и факта. Для оценки эффективности использования лекарственных средств применяется система ключевых показателей эффективности (KPI):

Коэффициент оборачиваемости запасов — показывает, сколько раз за период полностью обновился запас лекарственного средства. Вычисляется как отношение стоимости израсходованных препаратов к средней стоимости запаса:

Чем выше коэффициент, тем эффективнее используются средства. Низкий коэффициент указывает на замораживание денег в избыточных запасах.

Уровень дефектуры — процент случаев, когда запрашиваемый препарат отсутствовал в наличии. Вычисляется как отношение количества обращений с отсутствующим препаратом к общему количеству обращений. Для жизненно важных препаратов (группа V по VEN-анализу) этот показатель должен стремиться к нулю.

Доля просроченных запасов — отношение стоимости препаратов с истекающим или истёкшим сроком годности к общей стоимости запасов. Даже 2–3% просрочки — это сигнал о проблемах в планировании.

Валовая рентабельность инвестиций в запасы (GMROI) — хотя этот показатель чаще применяется в коммерческом секторе, его адаптированная версия полезна и для бюджетных учреждений. Он показывает, сколько рублей полезного использования (в виде оказанных медицинских услуг) приходится на каждый рубль, вложенный в запасы.

Анализ эффективности по отделениям

Одна из ключевых задач экономиста — проводить сравнительный анализ расходования лекарственных средств по отделениям. Два хирургических отделения с одинаковым числом коек и профилем могут расходовать антибиотики в совершенно разных объёмах. Такие расхождения — повод для анализа причин.

Сравнительный анализ проводится по следующим параметрам:

Удельный расход на койко-день — отношение стоимости израсходованных лекарств к количеству койко-дней. Этот показатель нормализует данные и позволяет сравнивать отделения разного размера.

Структура потребления — соотношение дорогостоящих и бюджетных препаратов в общем объёме расходования.

Соответствие клиническим протоколам — отклонение фактического расхода от нормативного.

Если одно отделение расходует цефтриаксон вдвое больше другого при сопоставимых показателях, это может свидетельствовать либо о различиях в тяжести контингента, либо о необоснованном назначении. В любом случае экономист фиксирует отклонение и доводит его до руководства.

Подготовка отчётности для руководства

Результаты финансового мониторинга оформляются в виде регулярных отчётов, которые экономист представляет руководству медицинского учреждения. Структура такого отчёта включает:

Сводные данные об исполнении бюджета по статье «Лекарственные средства» с указанием плана, факта и отклонения.

Детализация по крупнейшим позициям — топ-20 наименований по объёму расходования.

Анализ дефектуры — перечень отсутствующих препаратов, причины и сроки восполнения.

Прогноз — ожидаемое исполнение бюджета по итогам года при сохранении текущих тенденций.

Рекомендации — предложения по корректировке плана закупок, перераспределению средств или оптимизации ассортимента.

Такой отчёт — это не формальный документ, а инструмент принятия управленческих решений. Руководитель, получивший чёткую картину расходования, может оперативно скорректировать политику закупок, перераспределить лимиты или инициировать служебное расследование при выявлении неэффективного использования средств.

Профилактика нарушений бюджетной дисциплины

Финансовый контроль — это не только выявление нарушений, но и их предотвращение. Экономист может снизить риски бюджетных нарушений, внедрив ряд практических мер:

Установление внутренних лимитов на уровне, ниже доведённых ЛБО (например, 95% от доведённого объёма), что создаёт «подушку безопасности» на случай непредвиденных расходов.

Автоматическое блокирование закупок при достижении порогового значения расходования по статье.

Еженедельные сверки данных бухгалтерского учёта с данными складского учёта для выявления расхождений.

Финансовый контроль — это нервная система управления запасами. Без него прогнозирование и аналитика остаются абстрактными упражнениями. Система мониторинга, построенная на KPI, сравнительном анализе и регулярной отчётности, позволяет экономисту не просто фиксировать факты, а управлять процессом — предотвращать дефицит, оптимизировать расходы и обосновывать бюджетные решения перед руководством.

Оптимизация издержек и профилактика неликвидных остатков

Каждый препарат, который месяцами пылится на складе и в итоге отправляется на утилизацию, — это не просто списанные деньги. Это упущенная возможность вылечить пациента, неэффективно использованный бюджет и потенциальное нарушение бюджетной дисциплины. Неликвидные остатки — одна из самых болезненных проблем управления запасами в медицинских учреждениях. По данным отраслевых исследований, ежегодные потери от просроченных лекарственных средств могут достигать 2–3% от общей стоимости запасов, а затраты на хранение составляют 20–30% от стоимости запасов в год. Борьба с неликвидом — это не разовая акция, а непрерывный процесс, встроенный в систему управления запасами.

Что такое неликвид в контексте медицинского учреждения

Неликвидный остаток — это лекарственное средство, которое находится в запасах медицинского учреждения без движения в течение длительного периода (обычно более 90 дней) или имеет истекающий срок годности. К неликвидам относятся также препараты, закупленные по ошибке, дублирующие друг друга позиции и сезонные средства в несезонный период.

В отличие от коммерческой аптеки, где неликвид — это прежде всего финансовая проблема, в бюджетном медицинском учреждении неликвидные остатки порождают дополнительные риски:

Нарушение бюджетной дисциплины — средства, замороженные в неликвидах, не могут быть использованы по назначению.

Риск списания — просроченные препараты подлежат утилизации, что требует оформления актов списания и может стать предметом проверки.

Занижение показателей эффективности — неликвиды искажают данные о коэффициенте оборачиваемости и уровне дефектуры.

Метод 90–180–360: ступенчатое управление зависшими позициями

Один из наиболее эффективных подходов к профилактике неликвида — метод 90–180–360, который предполагает классификацию зависших позиций по длительности нахождения в запасах и применение дифференцированных мер на каждом этапе.

Ступень 1: 90–180 дней без движения. На этом этапе препарат ещё можно вернуть поставщику (при наличии соответствующего условия в контракте) или обменять на более ликвидный. Экономист формирует список таких позиций и инициирует переговоры с поставщиком. Параллельно препарат включается в план продаж или предложения при назначении (для безрецептурных средств).

Ступень 2: 180–360 дней без движения. Возврат поставщику, как правило, уже невозможен. Препараты передаются в отделения для использования по назначению (при наличии показаний), реализуются через акции или передаются другим медицинским организациям по согласованию.

Ступень 3: более 360 дней. Такие препараты являются кандидатами на списание. Экономист готовит акт списания, согласовывает его с комиссией по списанию и обеспечивает утилизацию в соответствии с санитарными нормами.

> Неликвидный товар — товар, который находится в аптеке без движения более 90 дней, занимая место на складе, и товар с истекающим сроком годности. К неликвидам относятся заказанные по ошибке товары, сезонные препараты в несезон, а также дублирующие друг друга позиции. > > iq-provision.ru

Профилактика: предотвращение образования неликвида

Бороться с уже образовавшимся неликвидом — дорого и трудоёмко. Гораздо эффективнее предотвращать его появление. Профилактические меры встраиваются в каждый этап цикла управления запасами.

На этапе планирования закупок:

Использование ABC/VEN-анализа для исключения из заявок препаратов группы CN (малоценные и клинически несущественные).

Согласование объёмов закупки с фактическим расходованием, а не с максимальными потребностями.

Учёт сроков годности при определении объёма заказа — не закупать количество, которое невозможно израсходовать до истечения срока.

На этапе приёмки и хранения:

Строгое соблюдение принципа FEFO (First Expired — First Out): первым отпускается препарат с наиболее ранней датой истечения срока годности.

Физическое разделение складских зон: отдельно — препараты с близким сроком годности, отдельно — долгоиграющие запасы.

Ежемесячный мониторинг сроков годности с формированием списка «группы риска».

На этапе расходования:

Информирование врачей и медицинских сестёр о наличии препаратов с близким сроком годности для приоритетного использования.

Включение показателя «доля просроченных запасов» в систему KPI экономиста и заведующего аптекой.

Автоматизация как инструмент профилактики

Ручной контроль неликвида при номенклатуре в тысячи наименований практически невозможен. Автоматизация позволяет перейти от реактивного подхода («обнаружили просрочку — списали») к проактивному («система предупредила — предотвратили»).

Современные системы учёта лекарственных средств обеспечивают:

Автоматическое формирование списков препаратов, срок годности которых истекает в ближайшие 30, 60, 90 дней.

Контроль оборачиваемости — выявление позиций с нулевым движением за заданный период.

Блокировку повторного заказа препаратов, которые уже имеются в достаточном количестве.

Формирование отчётов о неликвидных остатках в разрезе отделений, поставщиков и нозологических групп.

Даже базовая учётная система позволяет настроить оповещения, которые снизят долю ручного контроля и повысят точность мониторинга.

Экономический эффект оптимизации

Оптимизация управления запасами даёт измеримый экономический эффект, который можно обосновать перед руководством. Рассмотрим конкретный пример.

В городской больнице среднегодовая стоимость запасов лекарственных средств составляет 15 млн руб. Доля просроченных препаратов — 4% (600 тыс. руб.). Затраты на хранение — 25% от средней стоимости запасов (3,75 млн руб.). После внедрения системы профилактики неликвида:

Доля просрочки снижается до 1,5% — экономия 375 тыс. руб.

Средняя стоимость запасов снижается на 10% за счёт оптимизации объёмов — экономия на хранении 375 тыс. руб.

Совокупный эффект — 750 тыс. руб. в год, что составляет 5% от стоимости запасов.

Эти цифры становятся основой для обоснования инвестиций в автоматизацию и пересмотра внутренних регламентов закупок.

Связь с предыдущими темами курса

Оптимизация издержек и профилактика неликвида — это финальное звено системы управления запасами, которое опирается на все предыдущие элементы:

Нормативная база (статья 1) определяет правовые рамки: что можно закупать, как хранить, когда списывать.

Прогнозирование потребности (статья 2) позволяет формировать обоснованные заявки, минимизируя риск избыточных закупок.

ABC/VEN и XYZ-анализ (статья 3) дают инструменты классификации, позволяющие сосредоточить ресурсы на значимых препаратах и отсечь потенциальные неликвиды.

Финансовый контроль (статья 4) обеспечивает мониторинг, который выявляет отклонения до того, как они превратятся в убытки.

Без любого из этих элементов система управления запасами остаётся уязвимой. Неликвидные остатки — это не отдельная проблема, а симптом системных недостатков в планировании, учёте и контроле. Устранение причин, а не следствий — вот принцип, который отличает эффективного экономиста от формального исполнителя.