Управление складскими остатками и резервированием в 1С:ERP

Настройка контроля остатков на складах

Представьте: менеджер оформил отгрузку на 500 единиц товара, а на складе физически лежит всего 300. Клиент ждёт, логистика сорвана, а бухгалтерия разбирается с «зависшими» документами. Именно такие ситуации предотвращает контроль остатков — механизм, который не даст системе провести документ, если товара на складе недостаточно. Но чтобы он работал корректно, его нужно правильно настроить. Разберёмся, как это сделать в 1С:ERP.

Где включается контроль остатков

Контроль остатков настраивается на уровне склада. Откройте раздел Склад и доставка → Настройки и справочники → Склады и выберите нужный склад. В карточке склада найдите флаг Контролировать свободные остатки — именно он запускает механизм проверки.

Когда флаг установлен, система при проведении документов отгрузки (реализация, внутреннее потребление, перемещение) будет сверять запрашиваемое количество с свободным остатком — то есть физическим наличием минус то, что уже зарезервировано под другие заказы. Если свободного остатка не хватает, проведение заблокируется, и вы увидите предупреждение с указанием дефицитной позиции.

> Свободный остаток = Физический остаток на складе − Зарезервированное количество − Количество в отгруженных, но не проведённых документах

Это ключевая формула, на которой строится вся логика контроля. Если на складе 100 единиц товара, из которых 40 зарезервированы под заказы клиентов, свободный остаток составит 60 единиц. Попытка отгрузить 70 единиц будет заблокирована.

Исключения из контроля

Не всегда нужно контролировать остатки по всем позициям. Например, услуги или работы не имеют физического наличия на складе — блокировать их проведение из-за «нулевого остатка» бессмысленно. Для этого в карточке склада предусмотрен список Исключения.

Добавьте в него номенклатурные позиции или целые номенклатурные группы, по которым контроль не должен применяться. Система пропустит эти позиции при проверке, даже если свободного остатка нет.

Практический совет: в исключения часто выносят:

Услуги и работы

Тара, которая возвращается клиентом

Малоценные позиции, которые учитываются укрупнённо

Товары, поступающие «под заказ» с гарантированным сроком доставки

Варианты контроля по организациям

Помимо складского контроля, в 1С:ERP существует контроль остатков по организациям. Он актуален, когда на одном складе хранятся товары разных юридических лиц. Настройка выполняется в разделе НСИ и администрирование → Финансовый результат и контроллинг → Настройки контроля остатков товаров организаций.

Здесь можно задать, по какому принципу система будет проверять принадлежность товара к организации:

| Вариант | Когда использовать | |---|---| | По организации | Если каждая организация ведёт отдельный учёт и товар одной организации нельзя продать от имени другой | | По компании | Если несколько организаций работают как единое юридическое лицо и товары могут свободно перемещаться между ними | | Не контролировать | Если разделение по организациям не требуется |

Для менеджера по продажам важнее всего складской контроль — именно он определяет, можно ли отгрузить товар прямо сейчас. Контроль по организациям — это уровень бухгалтерии и финансового учёта.

Как контроль работает при разных видах документов

Поведение системы зависит от типа документа, который вы проводите:

Документы отгрузки (реализация, внутреннее потребление) — контроль всегда выполняется на текущую дату. Если свободного остатка нет — проведение невозможно.

Заказы клиентов — здесь всё зависит от поля Действие в строке заказа:

Резервировать на складе — система сразу уменьшает свободный остаток. Контроль срабатывает при проведении заказа: если товара нет, заказ не проведётся.

Резервировать по мере поступления — контроль не выполняется. Система «знает», что товара пока нет, но будет ждать его поступления и автоматически зарезервирует.

К обеспечению — контроль не выполняется. Позиция передаётся в подсистему планирования закупок.

Не обеспечивать — контроль не выполняется, товар не резервируется и не планируется к закупке.

Именно поэтому при оформлении заказа клиента так важно правильно выбрать действие в каждой строке — от этого зависит, пройдёт ли заказ через контроль и будет ли товар забронирован.

Чек-лист настройки контроля остатков

Прежде чем приступать к ежедневной работе, убедитесь, что настройки выполнены корректно:

Откройте карточку каждого склада и проверьте флаг Контролировать свободные остатки

Для складов, где контроль не нужен (например, виртуальный склад для услуг), снимите флаг

Заполните список Исключений — добавьте номенклатуру, по которой контроль не применяется

Проверьте настройки контроля по организациям, если работаете с несколькими юрлицами

Проведите тестовую отгрузку с количеством, превышающим остаток — система должна заблокировать проведение

Убедитесь, что менеджеры знают разницу между действиями «Резервировать на складе» и «К обеспечению»

Если хотя бы один из этих шагов пропущен, контроль может работать некорректно: либо пропускать отгрузки при отсутствии товара, либо блокировать корректные операции.

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая ошибка — контроль включён, но не заполнены исключения. В результате система блокирует проведение документов с услугами, тарой или комиссионными товарами. Вторая по распространённости проблема — несовпадение склада в заказе и в документе отгрузки. Если заказ оформлен на один склад, а отгрузка — на другой, контроль остатков сработает по складу отгрузки, а не по тому, что указан в заказе. Это может привести к ситуации, когда товар зарезервирован на одном складе, а отгрузить пытаются с другого — и система либо пропустит операцию (товара на втором складе достаточно), либо заблокирует (товара нет), но резерв на первом складе останется «висеть».

Третья ловушка — ордерные склады. Если используется схема с приходными и расходными ордерами, то свободный остаток формируется не документом поступления, а приходным ордером. Пока ордер не проведён, товар числится «в пути», но не в свободных остатках. Это означает, что даже после проведения поступления товара менеджер не сможет его зарезервировать, пока кладовщик не оформит приходный ордер.

Настройка контроля остатков — это фундамент, на котором строится вся дальнейшая работа с резервированием и отгрузками. Без корректных настроек ни один из механизмов обеспечения заказов не будет работать надёжно.

Оформление резервирования товара в заказе клиента

Клиент позвонил и попросил отложить 200 единиц товара до конца недели. Менеджер обещал — и теперь товар должен быть «забронирован» именно под этого клиента, а не уйти другому покупателю, который оформил заказ на следующий день. В 1С:ERP эта бронь называется резервированием, и работает она через поле Действие в строках заказа клиента. Разберёмся, как правильно оформить резерв и не допустить ошибок.

Механизм резервирования: как это устроено внутри

Когда вы проводите заказ клиента с действием Резервировать на складе, система делает следующее: она «отмечает» указанное количество товара на выбранном складе как принадлежащее этому конкретному заказу. Физически товар никуда не перемещается — он по-прежнему лежит на полке. Но логически он становится недоступен для других заказов и отгрузок.

Это отражается в регистрах накопления: количество в поле В наличии уменьшается на зарезервированное значение, а в поле Резервировать на складе — увеличивается. Суммарно общий физический остаток не меняется, но свободный остаток — то, что доступно для новых продаж — уменьшается.

Представьте парковку на 100 мест. Если 30 мест забронированы (на них стоят таблички «занято»), то свободных мест — 70. Новый автомобиль может встать только на свободное место. Точно так же работает резервирование на складе.

Пошаговая инструкция: резервирование в заказе клиента

Шаг 1. Откройте документ Заказ клиента (раздел Продажи → Заказы клиентов). Заполните шапку: контрагента, договор, склад отгрузки, дату отгрузки.

Шаг 2. В табличной части добавьте номенклатурные позиции. Для каждой строки обратите внимание на колонку Действие — именно она определяет, будет ли товар зарезервирован.

Шаг 3. Установите действие Резервировать на складе для тех позиций, которые нужно забронировать прямо сейчас. Если товара на складе достаточно, система проведёт заказ без ошибок.

Шаг 4. Если товара на складе нет, но вы уверены в его поступлении, выберите действие Резервировать по мере поступления. Система не будет проверять текущий остаток, но автоматически зарезервирует товар, как только он поступит на склад.

Шаг 5. Проведите заказ. Если контроль остатков на складе включён (как мы настроили в предыдущей статье), система проверит свободный остаток и либо проведёт заказ, либо выдаст сообщение об ошибке.

Шаг 6. Проверьте результат: откройте отчёт Остатки и доступность товаров и убедитесь, что в колонке В резерве отразилось нужное количество.

Разница между действиями: когда что выбирать

Поле Действие — это не просто формальность. От правильного выбора зависит, как система будет обрабатывать заказ:

| Действие | Что происходит | Когда использовать | |---|---|---| | Резервировать на складе | Товар бронируется немедленно, свободный остаток уменьшается | Товар есть на складе, клиент требует гарантии отгрузки | | Резервировать по мере поступления | Резерв создаётся в будущем, при поступлении товара | Товара нет, но ожидается поставка в ближайшее время | | К обеспечению | Позиция передаётся в план закупок, резерв не создаётся | Нужно запустить процесс закупки, но конкретный склад пока не определён | | Не обеспечивать | Никаких действий по обеспечению | Товар будет отгружаться по факту наличия, без гарантий |

На практике менеджеры чаще всего используют первые два варианта. Действие К обеспечению — это уже уровень планирования, и оно больше относится к работе отдела закупок.

Резервирование по складам: нюансы

Если в вашей компании несколько складов, обратите внимание: резервирование привязывается к конкретному складу, указанному в строке заказа. Товар, зарезервированный на основном складе, не «перетекает» автоматически на региональный склад, даже если на нём есть свободный остаток.

Для автоматического распределения заказов по складам в 1С:ERP используется механизм правил обеспечения потребностей. Он позволяет задать приоритет складов: например, сначала проверять основной склад, затем — резервный, затем — склад поставщика. Но это уже настройки уровня НСИ, и их обычно выполняет администратор системы.

Для менеджера важно помнить: если вы вручную выбрали склад в строке заказа, резерв создастся именно на этом складе. Если склад не указан, система подставит склад из шапки документа.

Ручное резервирование: когда автоматика не подходит

Иногда нужно зарезервировать товар не через заказ клиента, а отдельным действием — например, выделить партию товара под крупного клиента ещё до оформления заказа. Для этого в 1С:ERP существует документ Резервирование товаров (раздел Склад и доставка → Резервирование товаров).

Этот документ позволяет:

Зарезервировать конкретное количество товара на выбранном складе

Привязать резерв к заказу клиента или оставить его «свободным»

Указать срок резервирования — после его истечения система автоматически снимет бронь

Ручное резервирование удобно, когда менеджер работает с VIP-клиентами и хочет гарантировать наличие товара до подписания договора. Но злоупотреблять этим инструментом не стоит: «зависшие» резервы без привязки к заказам снижают доступный остаток и могут блокировать продажи другим клиентам.

Проверка резерва: как убедиться, что всё работает

После проведения заказа с резервированием рекомендуется выполнить быструю проверку:

Откройте отчёт Остатки и доступность товаров (раздел Склад и доставка → Отчёты)

Найдите зарезервированную номенклатуру

Проверьте колонку В резерве — там должно отразиться количество из вашего заказа

Щёлкните правой кнопкой мыши на ячейке с количеством и выберите Расшифровать — система покажет, по каким именно заказам создан резерв

Если в расшифровке вы видите свой заказ — резервирование выполнено корректно. Если заказа нет в списке — возможно, вы выбрали действие К обеспечению вместо Резервировать на складе, или товар был зарезервирован на другом складе.

Оформление резервирования — это рутинная, но критически важная операция. Ошибка в выборе действия или склада может привести к тому, что товар «уйдёт» другому клиенту, а ваш заказ окажется в дефиците. Трижды проверяйте поле Действие перед проведением заказа — это сэкономит часы на исправление ошибок.

Контроль предоплаты и доступности товаров

Заказ клиента проведён, товар зарезервирован — но менеджер не имеет права отгружать, пока клиент не внёс предоплату. В одних компаниях это жёсткое правило, в других — рекомендация, которая нарушается «под честное слово». В 1С:ERP механизм контроля предоплаты позволяет формализовать это правило и не полагаться на память менеджеров. Разберёмся, как настроить контроль предоплаты и как он связан с доступностью товаров.

Зачем нужен контроль предоплаты

Без контроля предоплаты ситуация выглядит так: менеджер оформил заказ, товар зарезервирован, кладовщик подготовил отгрузку — а клиент так и не оплатил. Товар «висит» в резерве, другие клиенты не могут его купить, а компания несёт убытки. Особенно критично это для товаров с высокой оборачиваемостью или сезонных позиций, где каждый день простоя — потеря прибыли.

Контроль предоплаты решает эту проблему: система не позволит оформить отгрузку, если по заказу не зафиксировано поступление оплаты в нужном объёме. Это не просто «предупреждение» — это блокировка проведения документа отгрузки.

Настройка контроля предоплаты

Контроль предоплаты настраивается через соглашения с клиентами. Откройте нужное соглашение (раздел Продажи → Соглашения с клиентами) и найдите раздел Условия продаж.

Здесь доступны следующие параметры:

Контролировать оплату — основной флаг, включающий механизм проверки

Процент предоплаты — минимальная доля оплаты, при которой разрешается отгрузка. Например, 100% означает полную предоплату, 50% — половину суммы заказа

Вариант контроля — определяет, по какому принципу проверяется оплат: по каждому заказу отдельно или по общей задолженности клиента

Если вы работаете с разными категориями клиентов, создайте отдельные соглашения: для надёжных партнёров — с отсрочкой платежа и контролем 0%, для новых клиентов — с 100% предоплатой. Менеджер при оформлении заказа выбирает нужное соглашение, и система автоматически применяет соответствующие правила контроля.

Как работает контроль на практике

Допустим, заказ клиента на сумму 500 000 руб. проведён с соглашением, требующим 100% предоплаты. Менеджер пытается создать документ Реализация товаров и услуг на основании этого заказа.

Система проверяет: поступила ли оплата по заказу? Если оплата не зафиксирована (или зафиксирована частично на сумму менее 500 000 руб.), проведение реализации будет заблокировано. Менеджер увидит сообщение: «Не выполнены условия оплаты по заказу клиента».

Чтобы разблокировать отгрузку, нужно:

Оформить документ Поступление безналичных денежных средств или Приходный кассовый ордер с привязкой к заказу клиента

Провести документ оплаты

Повторить попытку проведения реализации — теперь система увидит зафиксированную оплату и пропустит отгрузку

> Важный нюанс: контроль предоплаты проверяет не баланс клиента в целом, а оплату именно по тому заказу, который вы пытаетесь отгрузить. Даже если клиент перечислил 1 000 000 руб. авансом без привязки к конкретному заказу, система не «разрешит» отгрузку, пока вы не зачтёте этот аванс в счёт оплаты по нужному заказу.

Связь контроля предоплаты и доступности товаров

Контроль предоплаты и контроль доступности — это два независимых механизма, которые работают параллельно. Чтобы отгрузка прошла успешно, должны быть выполнены оба условия одновременно:

Товар должен быть доступен на складе (свободный остаток ≥ запрашиваемого количества)

Оплата должна быть получена в требуемом объёме (сумма оплаты ≥ процент предоплаты × сумма заказа)

Если хотя бы одно условие не выполнено — отгрузка заблокирована. Это создаёт двойную защиту: вы не отгрузите товар, которого нет, и не отгрузите товар неоплатившему клиенту.

На практике это означает, что менеджер должен контролировать два параметра одновременно. Удобный способ — использовать отчёт Состояние обеспечения заказов, который показывает и наличие товара, и статус оплаты по каждому заказу в едином интерфейсе.

Отсрочка платежа: как настроить без предоплаты

Не все клиенты работают по предоплате. Для постоянных партнёров часто предоставляется отсрочка платежа — товар отгружается сразу, а оплата поступает через 14, 30 или 60 дней.

В этом случае в соглашении с клиентом:

Снимите флаг Контролировать оплату — или установите процент предоплаты равным 0%

Укажите срок отсрочки в днях

Настройте контроль задолженности — максимальную сумму дебиторской задолженности, при которой система будет разрешать новые отгрузки

Контроль задолженности — это «мягкий» аналог контроля предоплаты. Система не проверяет оплату по конкретному заказу, но следит за общей суммой долга клиента. Если задолженность превышает лимит, новые отгрузки блокируются до погашения части долга.

Исключения и ручное разрешение

Бывают ситуации, когда менеджеру нужно отгрузить товар без предоплаты — например, по гарантийному письму или решению руководства. В 1С:ERP для этого предусмотрена возможность ручного разрешения отгрузки.

При блокировке отгрузки из-за отсутствия оплаты ответственный сотрудник (обычно коммерческий директор или руководитель отдела продаж) может установить флаг Отгрузка разрешена в документе заказа. После этого система пропустит проведение реализации, даже если оплата не поступила.

Этот механизм должен быть строго регламентирован: кто имеет право разрешать отгрузку, в каких случаях и с каким документальным оформлением. Без регламента ручные разрешения превращаются в лазейку, через которую любой менеджер может отгрузить товар без оплаты.

Чек-лист: контроль предоплаты и доступности

Проверьте соглашения с клиентами — для каждого типа клиентов должно быть настроено соответствующее правило оплаты

Убедитесь, что флаг Контролировать оплату установлен там, где требуется предоплата

Проверьте процент предоплаты — он должен соответствовать вашим коммерческим условиям

Настройте контроль задолженности для клиентов с отсрочкой платежа

Определите список сотрудников, имеющих право на ручное разрешение отгрузки

Протестируйте: создайте заказ без оплаты и попробуйте провести реализацию — система должна заблокировать

Двойной контроль — по наличию товара и по оплате — это страховка, которая защищает компанию одновременно от складских и финансовых рисков. Пренебрегать им — значит открывать дверь для убытков.

Работа с отчётами по остаткам и доступности

Менеджер по продажам отвечает клиенту: «Да, товар есть, отгрузим завтра». А на следующий день выясняется, что товар был зарезервирован под другой заказ, и свободного остатка нет. Причина — менеджер проверял общий физический остаток, а не свободный. В 1С:ERP есть несколько отчётов, которые показывают реальную картину наличия товаров с учётом резервов, ожидаемых поступлений и отгрузок в работе. Разберёмся, какими отчётами пользоваться и как правильно читать их данные.

Главный отчёт: Остатки и доступность товаров

Это основной инструмент менеджера для проверки наличия товара. Откройте его через раздел Склад и доставка → Отчёты → Остатки и доступность товаров.

Отчёт формирует таблицу с колонками:

В наличии — физический остаток товара на складе. Это то, что лежит на полках физически

В резерве — количество, забронированное под заказы клиентов, заказы на перемещение и расходные ордера

Доступно — разница между «В наличии» и «В резерве». Это то, что реально можно продать прямо сейчас

Ожидается — количество, которое поступит на склад по заказам поставщикам и ожидаемым перемещениям

Все — суммарный прогноз: Доступно + Ожидается

Ключевая колонка для менеджера — Доступно. Именно на неё нужно ориентироваться при обещании клиенту сроков отгрузки. Если в колонке «Доступно» стоит 0, а в колонке «В наличии» — 500, это значит, что все 500 единиц уже зарезервированы под другие заказы, и свободно для продажи — ничего.

Расшифровка данных: кто именно зарезервировал товар

Колонка «В резерве» показывает общее количество, но не объясняет, по каким заказам создан резерв. Чтобы получить детализацию, щёлкните правой кнопкой мыши на ячейке с количеством и выберите Расшифровать → Заказ на отгрузку.

Система откроет список заказов, под которые зарезервирован товар. Вы увидите номер заказа, клиента, количество и дату отгрузки. Это позволяет:

Оценить, можно ли перераспределить резервы между заказами

Понять, освободится ли товар в ближайшее время (если дата отгрузки по чужому заказу — завтра)

Обосновать клиенту реальные сроки поставки

Например, вы видите, что 200 единиц товара зарезервированы под заказ №1234 с датой отгрузки «15 апреля». Сегодня — 10 апреля. Значит, через 5 дней эти 200 единиц освободятся (будут отгружены), и доступный остаток увеличится. Если ваш клиент готов подождать — можно обещать отгрузку 16 апреля.

Отчёт Состояние обеспечения заказов

Этот отчёт ориентирован не на склад, а на заказы клиентов. Он показывает, в какой степени каждый заказ обеспечен товаром. Откройте его через Продажи → Отчёты → Состояние обеспечения заказов.

Отчёт отображает для каждого заказа:

Обеспечено — какое количество товара уже есть на складе или зарезервировано

К обеспечению — какое количество ещё нужно закупить или произвести

Ожидается — когда ожидается поступление недостающего количества

Этот отчёт незаменим, когда нужно ответить клиенту не просто «есть или нет», а «когда будет». Если заказ обеспечен на 80%, а недостающие 20% ожидаются через 3 дня — вы можете дать клиенту точную дату отгрузки, а не расплывчатое «скоро».

Отчёт Товарный календарь

Товарный календарь — это отчёт, который показывает движение товаров во времени. Он отображает на временной шкале: когда какие поступления ожидаются, когда какие отгрузки запланированы, и как меняется доступный остаток день за днём.

Представьте его как календарь, где вместо встреч — приходы и расходы товара. Сегодня на складе 100 единиц. Завтра приходит поставка +200, послезавтра отгрузка −150. Календарь наглядно покажет, что послезавтра остаток составит 150 единиц.

Этот отчёт особенно полезен при планировании крупных отгрузок: если клиент хочет заказать 500 единиц с отгрузкой через неделю, товарный календарь покажет, хватит ли ожидаемых поступлений для выполнения этого заказа.

Фильтры и настройки отчётов

Все описанные отчёты поддерживают гибкую настройку фильтров. Основные параметры фильтрации:

Склад — показать остатки только по определённому складу или по всем сразу

Организация — если на складе хранятся товары разных юрлиц

Номенклатура — отобрать конкретные позиции или группы

Период — ограничить временной интервал (актуально для товарного календаря)

Для повседневной работы менеджера рекомендуется сохранить стандартный вариант отчёта «Остатки и доступность товаров» с фильтром по своему складу и часто продаваемым группам номенклатуры. Это сэкономит время на ежедневную проверку наличия.

Как не ошибиться: типичные заблуждения

Заблуждение 1: «В наличии» = «можно продавать». Нет. «В наличии» — это физический остаток без учёта резервов. Реально доступно для продажи — только колонка «Доступно».

Заблуждение 2: «Ожидается» — это гарантия поступления. Нет. «Ожидается» отражает данные заказов поставщикам, но поставщик может задержать поставку или частично отгрузить. Ориентируйтесь на «Ожидается» как на прогноз, а не как на факт.

Заблуждение 3: Отчёт показывает данные в реальном времени. В большинстве случаев — да, 1С:ERP работает оперативно. Но если в системе идут регламентные операции (перепроведение документов, пересчёт остатков), данные могут быть актуальны с задержкой в несколько минут. При критически важных решениях обновите отчёт перед просмотром.

Заблуждение 4: Данные по всем складам совпадают с данными по одному. Нет. Если товар хранится на нескольких складах, общий отчёт покажет сумму, а отчёт по конкретному складу — только его остатки. Уточняйте у клиента, с какого склада нужна отгрузка, прежде чем проверять наличие.

Практический алгоритм проверки наличия

Когда клиент звонит и спрашивает «Есть ли товар?», действуйте по следующему алгоритму:

Откройте отчёт Остатки и доступность товаров

Найдите нужную номенклатурную позицию по артикулу или наименованию

Проверьте колонку Доступно — именно она показывает, можно ли продать товар прямо сейчас

Если «Доступно» = 0, проверьте колонку Ожидается и откройте Товарный календарь для определения даты поступления

Если «Доступно» > 0, но значение близко к нулю, проверьте расшифровку резерва — возможно, товар уже «на подходе» к другому клиенту

Только после всех проверок давайте клиенту ответ о наличии и сроках

Отчёты — это не просто «информация для галочки». Это инструмент принятия решений, от которого зависит, обещаете ли вы клиенту реальные сроки или подводите компанию под штрафные санкции за срыв поставки.

Отмена резервирования и корректировка заказов

Клиент отказался от заказа. Или изменил количество. Или попросил заменить половину позиций. В каждом из этих случаев менеджер должен не просто «исправить заказ», а корректно снять резервы, чтобы товар снова стал доступен для продажи другим клиентам. Некорректная отмена резервирования — одна из самых частых причин «зависших» остатков, когда товар числится забронированным, но заказа, который его бронировал, уже нет. Разберёмся, как правильно отменять резервы и корректировать заказы.

Как резерв «привязывается» к заказу

Когда вы проводите заказ клиента с действием Резервировать на складе, система создаёт движения по регистрам накопления: количество товара списывается из свободного остатка и переводится в резерв. Эти движения жёстко привязаны к документу-регистратору — то есть к конкретному заказу.

Когда заказ отменяется или корректируется, система должна сделать обратные движения: вернуть товар из резерва в свободный остаток. Если этого не происходит — значит, что-то пошло не так. Чаще всего причина в том, что заказ был проведён, а затем удалён без отмены проведения, или проведён повторно с ошибкой.

Сценарий 1: Полная отмена заказа клиента

Клиент позвонил и сообщил, что отказывается от заказа целиком. Порядок действий:

Шаг 1. Откройте заказ клиента, который нужно отменить.

Шаг 2. Установите статус Отменён. В 1С:ERP это делается через поле Статус в шапке документа или через кнопку Отменить заказ на панели инструментов.

Шаг 3. Проведите заказ. Система автоматически снимет все резервы, которые были созданы этим заказом: количество в регистре «Резервировать на складе» уменьшится, а свободный остаток — увеличится.

Шаг 4. Проверьте результат в отчёте Остатки и доступность товаров — колонка «В резерве» должна уменьшиться на количество из отменённого заказа.

> Важно: не удаляйте проведённый заказ клиента, если по нему уже созданы резервы. Удаление документа без отмены проведения оставит «осиротевшие» движения в регистрах — товар останется в резерве, хотя заказа уже не существует. Всегда сначала отменяйте проведение, затем меняйте статус, и только потом проводите заново.

Сценарий 2: Частичная корректировка заказа

Клиент изменил количество: вместо 200 единиц просит 150. Или убрал одну позицию из заказа. Порядок действий:

Шаг 1. Откройте заказ клиента.

Шаг 2. Измените количество в нужных строках. Если позиция удаляется полностью — выделите строку и нажмите Удалить (или Ctrl+−).

Шаг 3. Проведите заказ. Система пересчитает резервы: для строк с уменьшенным количеством — освободит разницу, для удалённых строк — снимет резерв полностью.

Шаг 4. Проверьте отчёт Остатки и доступность товаров — свободный остаток должен увеличиться на разницу между старым и новым количеством.

Пример: в заказе было 200 единиц товара «Стол офисный». Резерв — 200. Клиент изменил заказ на 150 единиц. После проведения корректировки резерв составит 150, а 50 единиц вернутся в свободный остаток.

Сценарий 3: Замена товара в заказе

Клиент хочет вместо товара А получить товар Б. Это не просто корректировка количества — это замена номенклатурной позиции.

Шаг 1. Откройте заказ клиента.

Шаг 2. В строке с товаром А измените количество на 0 (или удалите строку). Это снимет резерв с товара А.

Шаг 3. Добавьте новую строку с товаром Б, укажите количество и действие Резервировать на складе.

Шаг 4. Проведите заказ. Система снимет резерв с товара А и создаст резерв на товар Б (при условии, что товар Б есть на складе в достаточном количестве).

Шаг 5. Проверьте обе позиции в отчёте: по товару А — резерв должен исчезнуть, по товару Б — появиться.

Если товара Б на складе нет, а контроль остатков включён, система не проведёт заказ. В этом случае выберите действие Резервировать по мере поступления для товара Б — заказ пройдёт, а резерв создастся автоматически при поступлении товара.

Сценарий 4: Отгрузка частично, остаток отменяется

Клиент заказал 200 единиц, но забрал только 120. Оставшиеся 80 — отказывается. Это самый сложный сценарий, потому что часть заказа уже отгружена.

Шаг 1. Убедитесь, что документ Реализация товаров и услуг проведён на 120 единиц.

Шаг 2. Откройте исходный заказ клиента. В строке с товаром измените количество с 200 на 120.

Шаг 3. Проведите заказ. Система увидит, что по заказу уже отгружено 120 единиц, и снимет резерв с оставшихся 80.

Шаг 4. Если 80 единиц были отдельной строкой в заказе — просто удалите эту строку или установите статус Отменён для неё.

Важный нюанс: в 1С:ERP строки заказа могут иметь индивидуальный статус. Если вы не хотите менять количество, а хотите отменить только часть строк — выделите нужную строку и установите ей статус Отменён. Остальные строки останутся активными.

Сценарий 5: Резерв «завис» — товар забронирован, но заказа нет

Это аварийная ситуация, которая возникает из-за ошибок: заказ удалён без отмены проведения, или проведение отменено вручную через технические средства. В результате в регистрах остались движения, которые «держат» товар в резерве.

Как обнаружить проблему: откройте отчёт Остатки и доступность товаров. Если в колонке «В резерве» стоит ненулевое значение, а расшифровка не показывает ни одного активного заказа — резерв «завис».

Как исправить:

Найдите заказ, который создал этот резерв — возможно, он помечен на удаление или переведён в статус «Отменён», но движения не пересчитались

Откройте заказ, отмените его проведение и проведите заново — это пересчитает движения по регистрам

Если заказ был удалён — восстановите его из корзины (если возможно), проведите, затем отмените проведение и удалите корректно

В крайнем случае — обратитесь к администратору системы для ручной корректировки регистра накопления

Ручная корректировка регистров — крайняя мера, которая должна выполняться только квалифицированным специалистом. Неправильное изменение данных регистра может привести к расхождению остатков между складским и бухгалтерским учётом.

Автоматическая отмена резервов по сроку

В 1С:ERP можно настроить автоматическую отмену резервов по истечении заданного срока. Если заказ проведён, но отгрузка не выполнена в течение, например, 5 рабочих дней — система автоматически снимет резерв.

Настройка выполняется в Параметрах обеспечения потребностей (раздел НСИ и администрирование → Настройки НСИ и разделов → Склад и доставка → Обеспечение потребностей). Параметр Срок действия резерва задаёт количество дней, после которого неиспользованный резерв снимается.

Эта настройка полезна для компаний с большим количеством заказов: она предотвращает накопление «забытых» резервов, которые блокируют товар без реальной потребности.

Чек-лист: корректная отмена резервирования

Никогда не удаляйте проведённый заказ — сначала отмените проведение

При изменении количества в заказе — всегда проверяйте, что резерв пересчитался корректно

При отмене части заказа — используйте статус Отменён для отдельных строк, а не удаляйте их

После любой корректировки заказа — проверяйте отчёт Остатки и доступность товаров

Если резерв «завис» — не пытайтесь исправить вручную через консоль запросов, обратитесь к администратору

Настройте автоматическую отмену резервов по сроку, если в компании более 50 заказов в неделю

Ведите журнал отменённых заказов — это поможет при сверке остатков в конце месяца

Корректная отмена резервирования — это не просто «техническая операция». Это залог того, что данные в системе соответствуют реальности, а свободный остаток отражает действительную доступность товара. Каждый «зависший» резерв — это товар, который нельзя продать, хотя физически он есть на складе.